测绘档案整理
测绘档案整理移交规定主要包括以下几个方面:
档案接收与移交
测绘成果及资料档案的接收和移交必须附有详细的清单,并进行严格清点,履行签字手续,同时填写移交登记簿后方能入库。
档案整理与归档
接收的档案必须及时整理、组卷、归档和入库。对于当年接收的档案,必须当年完成归档及入库工作。
档案整理应遵循一定的分类和编号原则,确保资料齐全、完整,并按照规范进行分类整理立卷。案卷标题应简明确切,符合国家有关规范及标准。
档案保管与记录
档案库房应有专人管理,确保帐、物、卡片(目录检索卡)、卷内目录、档案盒袋标签等齐全无缺,准确无误后方能签收入库保管。
对归档的成果资料应做好完整的登记表登记,并录入计算机中以便查阅。登记表应统一管理保存。
档案检查与维护
数据载体每年轮流抽取不少于5%进行读取检查,发现问题及时更换载体或恢复抢救。
定期检查档案的保管状况,对破损、变质的档案资料及时上报领导并提出处理意见。
档案交接与保密
单位变动、撤销或任务改变需要转移测绘科技档案保管、使用关系时,要妥善保管全部档案,并按有关规定办理交接手续,交接清册应有经手人、批准人签字。
测绘科技档案管理人员的相对稳定,确需调动时,调动前要认真办理交接手续。
经费保障
发展测绘科技档案事业所需经费要列入本部门事业发展规划与年度经费计划。
这些规定旨在确保测绘档案的完整性、准确性和安全性,并便于管理和检索。建议各测绘单位严格按照这些规定执行,以确保档案的长期保存和有效利用。